Por qué es importante que tu hotel cuente con políticas de cancelación. Cómo y cuándo utilizarlas. De qué manera te ayudan a mejorar tu producción.
Antecedentes
La flexibilidad ha adquirido una notable importancia desde el comienzo de la pandemia del COVID-19 y, aunque los viajeros nuevamente tienen un interés grande por viajar, necesitan sentirse seguros de que las reservas que realicen son lo suficientemente flexibles como para adaptarse a las circunstancias cambiantes.
Crear una estrategia comercial sólida
Nuestras analíticas indican que obtendrás mejores resultados de ocupación si combinas diferentes políticas de cancelación. En este documento encontrarás nuestras recomendaciones de cómo utilizarlas para mejorar tu ocupación.
En promedio, las propiedades que activan más de una de estas políticas ven un incremento del 5%al 8% inmediato en reservas así como una reducción del 9% al 11% en las cancelaciones dentro de tu sitio web.
Las políticas que elijas tener, al final siempre serán tu decisión pero estamos seguros de que utilizando al menos dos tipos de tarifas dentro de tu estrategia podrás ver un incremento tangible de tu producción directa, reduciendo así los costos de distribución.
7 Políticas de cancelación que puedes aplicar en tu hotel.
1. No Reembolsable
Esta política te ofrece múltiples beneficios. Es aplicable cuando tienes tarifas o promociones especiales. Generalmente es la tarifa más económica disponible dentro de tu estrategia. Esto significa que con esta política, podrás publicar las tarifas más bajas que el hotel puede aplicar o tener en un determinado periodo o de manera permanente durante el año.
Los clientes hoy en día pagan más por la posibilidad de cancelar, pero están dispuestos a recibir descuentos a cambio del compromiso de no cancelar sus reservaciones.
¿Por qué recomendamos su uso?
2. Flexible 24 hrs
Esta política se utiliza como una alternativa para el usuario que aún no tiene definidos sus fechas de viaje, pero tiene interés en hacer su reservación en ese momento. En este caso hay un tiempo de máximo para cancelar que será 1 día antes de la fecha de llegada.
Configurarla para que en cualquier momento, una vez hecha la reservación por parte del pasajero, puedas cargar el importe de una noche si así lo consideras. Aunque se haya cargado algún importe total o parcial, si el cliente cancela dentro del periodo de cancelación permitido, se le tendrá que devolver el importe total de lo que haya pagado sin ningún tipo de penalización.
Si el cliente no cancela dentro del periodo de cancelación sin cargo, se podrá aplica una penalización, que normalmente suele ser el importe de una noche.
¿Por qué recomendamos su uso?
3. Flexible 72 hrs
Esta política se utiliza como una alternativa para el usuario que aún no tiene definidos sus fechas de viaje, pero tiene interés en hacer su reservación en ese momento. En este caso hay un tiempo de máximo para cancelar que será 3 día antes de la fecha de llegada.
Configurarla para que en cualquier momento, una vez hecha la reservación por parte del pasajero, puedas cargar el importe de una noche si así lo consideras. Aunque se haya cargado algún importe total o parcial, si el cliente cancela dentro del periodo de cancelación permitido, se le tendrá que devolver el importe total de lo que haya pagado sin ningún tipo de penalización.
Si el cliente no cancela dentro del periodo de cancelación sin cargo, se podrá aplica una penalización, que normalmente suele ser el importe de una noche.
¿Por qué recomendamos su uso?
4. Política de No show
Esta política aplica cuando un huésped no se presenta en el hotel. Es importante dejar en claro la penalidad es para evitar malos entendidos y que el viajero tenga contemplado lo que sucederá en caso de que no se presente.
Recuerda que aunque se tengan estas políticas establecidas, la propiedad podrá tener o manejar excepciones dependiendo las razones y situaciones que se presenten.
5. Política de salida anticipada.
Es indispensable contemplar siempre políticas de salida anticipada e incluirlas en las confirmaciones que se le hacen llegar a los huéspedes, esto para evitar molestias o malos entendidos y que tengan contemplado lo que se aplicará en caso de que tengan que salir antes de su check out.
Es importante recordar que aunque se tengan estas políticas establecidas, la propiedad podrá tener o manejar excepciones dependiendo las razones y situaciones que se presenten.
6. Política de fuerza mayor
Esta política aplica únicamente por causas de fuerza mayor. Al tener estas políticas, protegemos a la propiedad y protegemos al cliente frente a cualquier situación de fuerza mayor o circunstancia imprevisible e inevitable.
En esta política se podría considerar la situación que ahora presentamos con respecto a la pandemia COVID. Es importante considerar, y marcar los posibles escenarios que se puedan presentar del cliente y por parte de la propiedad.
7. Políticas de reembolsos
Las políticas de reembolso, es la explicación clara de cómo funcionará la devolución de dinero si es que aplica por lo que deben quedar bien establecidas para que no quepa duda alguna de cómo es que funcionará en cada caso. Esta política deben especificar fechas de penalización, montos de penalización, cuándo podrán cancelar sin penalización o si aplicará penalización, etc.
Mientras más clara sea la política, menos confusiones o malos entendidos se tendrán con los huéspedes y su experiencia con nosotros será más positiva.